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Las preguntas básicas de la planeación permiten mejorar el gerenciamiento de un proceso a desarrollar.  

Propondremos como ejemplo la planificación de producción de videos informativos para los clientes de una institución médica sobre la utilización de las herramientas digitales disponibles.    

Explanation:

1) ¿Por qué? Esta pregunta incita al gerente a considerar las acciones necesarias de acuerdo con la meta a corto plazo. En nuestro ejemplo, el por qué es la necesidad de minimizar la cantidad de consultas telefónicas sobre las herramientas digitales, para permitir que los trabajadores administrativos puedan abocarse a tareas más importantes.  

2) ¿Qué? ESta pregunta reifere a definir qué acciones son necesarias y la secuencia de esas actividades para el logoro de los objetivos propuestos. En este caso: la producción de 4 videos institucionales explicativos de no más de 2 minutos de duración cada uno, accesibles desde la web de la empresa.  

3) ¿Dónde? Refiere al lugar físico necesario para poner el plan en práctica. En nuestro ejemplo, al ser la producción audiovisual un ejercicio que se realiza de manera digital, sólo será necesario contratar remotamente un editor de video, y garantizar una oficina con acceso a internet para que quien esté a cargo del proyecto le provea la información y elementos necesarios.  

4) ¿Cuándo? Refiere al momento propicio para que el plan se realice. En nuestro ejemplo, la creciente demanda de servicios requiere que este plan se realice lo antes posible. Dado que existe la disponibilidad de personal interno capacitado para coordinar el proyecto y la amplia gama de empresas que brindan servicios audiovisuales en el corto plazo, la aplicación sería inmediata y de 3 semanas de duración como máximo.

5) ¿Quién? Refiere a definir las personas idoneas para las actividades requeridas. En nuestro ejemplo, un coordinador proveniente del personal interno y un editor de video contratado externamente.  

6) ¿Cómo? Requiere definir la forma en que se llevará a cabo. En nuestro caso, el gerente puede solicitar que se le informe semanalmente del proceso, mientras que el coordinador deberá ocuparse de la contratación y coordinación del proceso de edicción, así como de los informes requeridos al respecto. Del editor de video, se deberá estipular un contrato donde queden claros los terminos, el cronograma y las expectativas respecto del resultado final.